Bizonylatok közötti kapcsolatok

Az értékesítési és a beszerzési folyamatok támogatását  egymásba épülő bizonylatok biztosítják. A bizonylatok felépítése, adat-tartalma hasonló, így könnyen átláthatók.  A bizonylatok közötti kapcsolatok, a nyitott (pl. még nem leszállított rendelések) mennyiségek mindenhol rendelkezésre állnak.
A készletmozgások, főkönyvi, és egyéb bejegyzések (pl. pénztári bejegyzés készpénzes számlánál) valós időben, a bizonylatok hozzáadásával együtt képződnek.
A bizonylatok egymásból generálhatóak, melyek részben és teljes egészükben is teljesíthetők akár több-a-többes viszonylatban is.
Például egy már meglévő bizonylatból generálhatok egy másikat, vagy egy új bizonylat létrehozásakor beemelhetek más bizonylatokat.
Például egy Vevői rendelésből a következőket generálhatjuk:

• Vevői rendelés visszaigazolás  
• Kimenő szállítólevelet
• Kimenő számlát

Valamint egy új vevői rendelés létrehozásakor a következő bizonylatokat emelhetjük be:

• Kimenő ajánlat    
• Értékesítési előrejelzés

Státuszkezelés

• Bizonylat Státusz: A Státusz tétel szinten van definiálva. A tételek státuszából következik a fej státusza.
  
  • Nyitott: Amennyiben a bizonylatot rögzítettük, de nem valósult még meg.(pl. rendelést rögzítettem, de még nem történt meg a szállítás). Minden tétel nyitott. Létrehozáskor a státusz mindig Nyitott.
  • Teljesített: Amennyiben a bizonylatnak minden tételét teljesítették. Pl ha a vevői rendelésből szállítólevelet generáltunk, akkor a vevői rendelés státusza Teljesített lesz
  • Részben teljesített(nyitott): Amennyiben a bizonylatnak vannak olyan tételei melyeket teljesítettek és olyanok is melyek még nyitottak, a fejnek a státusza részben teljesített-nyitott lesz.
  • Lezárt(rész-teljesített):  Amennyiben egy bizonylatot csak részben teljesítettek, és a fennmaradó részt nem is fogják teljesíteni, lezárhatom a rendelést rész-teljesítéssel. Ebben az esetben a tételek egy része teljesített, egy része pedig lezárt státuszú.
  • Kézzel lezárt: Amennyiben a bizonylatot nem fogja teljesítés követni (pl. kiadtunk egy ajánlatot, de nem rendeltek semmit), kézzel lezárhatom a bizonylatot, hogy ne jelenjen meg többet a nyitott bizonylatok között. Az összes tétel kézzel lezárt státuszú.
  • Stornózott: Amennyiben a bizonylatot stornózták valamilyen oknál fogva. Az összes tétele státusza stornózott.

Bizonylati hivatkozások

(DOCREF – DocReference) (lásd még: Bizonylati hivatkozás)

A Bizonylati hivatkozás arra szolgál hogy két bizonylati tételt összekössön egymással. A bizonylati hivatkozások tétel-szintűek (tétel-tétel kapcsolat), a naplót is a tételek generálják. A bizonylatok státuszát is a referenciák kezelik, ezért referencia hozzáadásakor a bázis bizonylat tétel- ill. fej-státusza is módosul.
Bizonylati referenciát létre tudunk hozni „kézzel”, bizonylatoktól függetlenül is (kapcsolatot felbontani, és újra létrehozni). 
Amennyiben egy vevői rendelésből generálunk egy kimenő szállítólevelet, egy bizonylati hivatkozás(DocRef) jön létre a két bizonylat között. A DocRef átállítja a Bázis bizonylat státuszát „Teljesített”-re, létrehoz egy inverz naplótételt(az előzetes erőforrásnaplóba) a rendeléshez, valamint egy normál raktári naplótételt a szállítólevélnek.

A Panel menüben levő menüpontok segítségével a következő listákat tudjuk lehozni (például a Kimenő számla esetében):

• Bázis bizonylatok listája: Milyen bizonylat generálta a kimenő számlát. Amennyiben a számlát létrehoztuk, nem generáltuk egy meglévő bizonylatból, ez a menüpont nem elérhető (szürke).
• Bázis bizonylat – tételek listája: Melyik tétel melyik bázis bizonylat-tételből készült. Amennyiben a számlát létrehoztuk, nem generáltuk egy meglévő bizonylatból, ez a menüpont nem elérhető (szürke).
• Cél bizonylatok listája: A kimenő számla milyen bizonylatotokat generált. Amennyiben a számlából nem generáltuk más bizonylatot, ez a menüpont nem elérhető (szürke).
• Cél bizonylat – tételek listája: Melyik tételből melyik cél bizonylat-tétel készült. Amennyiben a számlából nem generáltuk más bizonylatot, ez a menüpont nem elérhető (szürke).

Inverz napló (lásd még: Inverz napló)

Amennyiben be van kapcsolva a „Generál Inverz raktári naplót” kapcsoló, a bizonylati hivatkozás (DocReference) generál „inverz” raktári napló tételeket. Ezáltal amennyiben javítani kell a hivatkozásokat, akkor az inverz tételek automatikusan javítódnak.
Mikor a szállítólevélből generálunk számlát, akkor a DocRef a szállítólevélnek is létrehoz egy inverzet a raktári naplóban, és egy normál mozgást a számlának. Ha egy szállítólevél tétel csak részlegesen lett leszámlázva, akkor csak a számla tétel mennyiségével kerül be az inverz mozgást. A vevői rendelés inverzét a szállítólevél, a szállítólevél inverzét pedig a számla generálja a DocRef-en keresztül.