Kimenő ajánlat

Egy ajánlat rögzítése nem eredményez semmilyen olyan könyvelést, amely a készletvezetésben vagy számvitelben mennyiségeket vagy értékeket módosítana.

Ajánlat létrehozását követően a benne szereplő valamennyi adat módosítható, amennyiben még nem készültek az ajánlatra hivatkozó magasabb szintű bizonylatok a rendszerben.

Ha az értékesítési folyamat leáll és az ajánlat még nem lett (részben vagy egészben) átmásolva magasabb szintű értékesítési bizonylatokba (mint pl. egy szállítólevél vagy egy kimenő számla), akkor az még törölhető vagy kézzel lezárható.

A felhasználó a Bizonylatok segítségével tudja a cég  értékesítési, beszerzési, logisztikai folyamatait karbantartani.

Fejléc – adatok

Az ajánlat ezen része a legfontosabb információk bevitelére szolgál, mint Számla sorszáma, Vevő. Többnyire ugyanaz minden bizonylat esetében.

• Vevő: A Vevő kódja, a Partnertörzsből jön, egy alfanumerikus szám. (lásd még: Partnerek)

• Vevő neve: A Partnertörzsből jön, de átírható

• Számkör: A Számkörben megadott paraméterek szerint történik a bizonylatok számozása. (lásd még: Számkörök)

• Szám: A bizonylatszám, a számkörben megadott paraméterek szerint generált szám, ami iktatószámként is funkcionálhat. Ajánlatnál a  bizonylatszám iktatószám is egyben.

• Referencia szám: Ajánlat esetén bármilyen hasznos információ kerülhet ide, pl. a vevő referencia-száma.

Lábléc – adatok

Az ajánlaton szereplő összegek, megjegyzések kerülnek ide.
A bizonylatokban szereplő összegeket két pénznemben képes vezetni a rendszer. A bal oldali oszlopban mindig a cég pénznemére átszámított értékek láthatók. Amennyiben a bizonylat pénzneme eltér a rendszer (a cég) alap pénznemétől, a jobb oldali oszlopba kerülnek a devizás összegek.  Ebben az esetben csak a jobb oldali oszlop szerkeszthető, a bal nem. Az átváltás a két pénznem között a devizanemnél megadott váltó alapján történik  .

• Megjegyzés tételek alatt, tételek felett: Nyomtatványoknál használt megjegyzés, a tételek fölé és alá írt szöveges megjegyzés.

• Nettó összesen engedmény nélkül: Az ajánlat teljes – a bizonylat engedményének kiszámítását megelőző –  nettó összege

• Engedmény: Fej-szintű engedmény százaléka. A következő mezőben az engedmények összege, mely magába foglalja a tétel és a fej-szintű engedményeket is. Amennyiben a fej szintű engedmény módosul, módosul tételszinten a számolt egységár is.

• Nettó összesen: Az engedményes ár összege.

• ÁFA összesen: Az engedményes ár áfája.

• Bruttó összesen: Az engedményes ár bruttó összege.

Általános

Az Ajánlat ezen része a bizonylatban levő összes cikkre vonatkozó általános információk bevitelére szolgál.

Itt kerülnek rögzítésre a teljesítéssel kapcsolatos információk, könyvelési szempontból fontos dátumok.

Adatok:

• Rendelés tervezett ideje: Mikorra valószínűsíthető a rendelés.

• Kelte: Mikor hoztuk létre a bizonylatot. Alapértelmezetten a mai nap.

• Érvényessége: Meddig érvényes az ajánlat.

• Nyilvántartás dátuma: Alapértelmezetten a teljesítés dátumával egyezik meg, de átírható.

• Raktár: Melyik raktárra vonatkozik a bizonylat- csak egy informatív adat. Később erre a raktárra lehet szükséglettervezést csinálni. Tételszinten ez a raktár lesz az alapértelmezett, de felülírható. Ha nem az alapértelmezetten megadott raktárra akarjuk a tételeket rögzíteni, akkor célszerű a fejben megváltoztatni a raktárat, ami aztán alapértelmezettként jelenik meg az új tételsoroknál.  (lásd még: Raktár)

• Verzió szám: Amennyiben a Vevő kéri az ajánlat adatainak módosítását, 2 lehetőségünk van.
  • 1. Duplikáljuk a meglévő ajánlatot és egy teljesen új ajánlatot küldünk a Vevőnek, a régit lezárva.
  • 2. Az ajánlatot nem zárjuk le, hanem módosítjuk és egy új verzió-számmal mentjük el. Az eredeti ajánlat a kezdeti adatokkal az archiv-ban megtalálható.(lásd még: Archiválás)

• Megvalósulás %: Mennyi az esély az ajánlat megvalósulására. Beszámolóknál megadhatunk olyan feltételt, hogy csak bizonyos megvalósulási % feletti ajánlatok jelenjenek meg.

• Bázis bizonylat: Ha a bizonylatunk egy másik bizonylatból generálódott, akkor a bázis bizonylat száma kerül ide. Viszont, ha több bizonylatból generálódott, akkor nem jelenik meg semmi.

• Adat-tulajdonos: Az adat-tulajdonos megadásával módunkban áll felhasználó szinten is korlátozni a bizonylatokhoz való hozzáférési jogot. Objektum típusonként paraméterezhető, hogy adott panelhez (ObjTypes-hoz) tartozik-e adattulajdonos kezelés. Ha nincs, akkor ez a mező szürke, nem szerkeszthető.

• Felelős: Ki a felelős ezért a bizonylatért.

• Státusz: A Státusz tétel szinten van definiálva. A tételek státuszából következik a fej státusza.

  • Teljesített: Amikor pl. az ajánlatból egy rendelést hoztunk létre, (az összes tételének a státusza teljesített), az ajánlat státusza teljesített lesz.
  • Lezárt (rész teljesített): Amenniyben bizonyos tételek teljesítve vannak, a többiből pedig nem fog újabb bizonylat generálódni, az ajánlatot kézzel lezárhatjuk.
  • Kézzel lezárt: Amennyiben az értékesítési folyamat leáll, vagyis biztosak vagyunk benne, hogy a jövőben ajánlatból nem fog új bizonylat generálódni, az ajánlatot le tudjuk zárni. Ebben az esetben az összes tétele lezárt státuszú lesz.
  • Nyitott: Egy újonnan felvitt ajánlat státusza nyitott.
  • Részben teljesített: Az ajánlatnak csak bizonyos tételeiből készült új bizonylat (bizonyos tételek státusza Teljesített), de még nincs kézzel lezárva.
  • Stornózott: Amennyiben az ajánlatot stornózták valamilyen oknál fogva (az összes tétele stornózva van).

• Nyomtatva: Amennyiben az ajánlatot kinyomtattuk, a Nyomtatva kapcsoló bekapcsolt állapotban lesz. Egy ajánlatnál nem érdekes, hogy eredeti példányról van-e szó vagy sem, de egy számla esetében pl. nagyon fontos

• Érdeklődés eredete: Honnan származik az érdeklődés. (pl. valamelyik Vevőtől, hirdetésből, kiállításból)

• Fizetési feltétel: A partner pénzügyi beállításaiból jön, de módosítható. (lásd még: link TODO)

• Devizanem: A bizonylat devizaneme. Ha üres, akkor a rendszer (a cég könyvelési) pénzneme(Ft). Ha nem üres, akkor minden két devizanemben van meghatározva, a kiválasztott devizában és a rendszer pénznemében. Ebben az esetben a következő mezőbe az árfolyam kerül.

• Projekt,Profit center, Költség típus: ezek különböző dimenziók, ezek alapján tudjuk a rendszerben osztályozni a költségeket, különböző kimutatásokat készíteni.

• Beszerző: A bizonylatnak ki a beszerzője, a személyi törzsből választható.

• Indító üzletkötő: Ki volt az indító üzletkötő. Utólag lekérdezhető, hogy milyen forgalmat generáltak az egyes üzletkötők.

• Megjegyzés: A bizonylathoz kapcsolódó rövid (100 karakter) megjegyzés .

Tételek

A tétel fülön tudjuk megadni, hogy milyen cikkek, illetve szolgáltatások kerülnek az ajánlatra.

Az ajánlaton több mező áll rendelkezésre az ár beállításhoz és ezek összefüggésben vannak egymással.

A cikk kitöltésekor a tételes Egységár illetve az Engedmény % a beállított (Fizetés és szállítás fülön lévő) Ár-csoportból vagy Árlista-ból származik (amik a partnerból jönnek).

Az Összesen mező beírásakor a Számolt egységár változik, ami visszafelé változtatja a Kedvezményes egységárat, ami a cikk beállítástól függően vagy az Egységárat vagy az Engedmény %-át változtatja.
A cikk-nél az „Engedményes árnál változás” mező mondja meg, hogy az adott cikk hogyan viselkedjen a Kedvezményes egységár mező átírásakor:
    „Egységár” esetén a Kedvezményes egységár átírásakor az Engedmény % változatlan marad, és az Egységár változik.

    „Engedmény” esetén a Kedvezményes egységár átírásakor az Egységár mező marad változatlan, és az Engedmény % mező változik
A cikk típusa lehet normál vagy szöveges. Ha szöveges, akkor a cikk kódnak üresnek kell lennie és a cikk megnevezésbe írhatunk csak. Olyan esetekben használjuk mikor pl. egy megjegyzést akarunk írni a bizonylat-tétel alá.

Adatok:

• Cikkszám: Cikk kódja (lásd még: Cikkek)

• Cikk megnevezés: Cikk leírás, a Cikk-ből jön, de átírható.

• Katalógus szám: Milyen katalógus szám alatt van nyilvántartva a cikk a Partnernél. (lásd még: Katalógus számok)

• Bizonylati mennyiség: Mennyi a bizonylati mennyiség. A beszerzési/értékesítési mennyiségi egységben értendő. (pl. 10 rekesz)

• Mennyiségi egység: A beszerzési/értékesítési mennyiségi egység, amiben a készlet-mozgás történik. (ez lehet csomag, doboz, melyben több alap mennyiségi egység van )

• Alap mennyiségi egység: Raktározási mennyiségi egység – a raktári napló, az összes napló, a készletállomány, meg az ár mind az alap mennyiségi egységben van megadva.(pl. 6 darab/rekesz)

• Bizonylati egység mennyisége: Egy bizonylati egységben hány darab alap mennyiségi egység van. (6 db., 1 rekeszben 6 darab van)

• Mennyiség (alap): Hány darab alap mennyiségi egység van a bizonylat-tételen. (vagyis 10 rekesz x 6 darab = 60 darab) (lásd még: Cikk/Mennyiségi egységek)

• ÁFA kód: Hány százalékos az ÁFA kulcs. A cikkből jön, de felülírható.

• Engedmény %: Tételszintű engedmény. Az adott tételre mennyi az engedmény. Beírhatjuk kézzel, vagy automatikusan jön az árcsoportból. (lásd még: árkezelés TODO)

• Árlista: A fej-adatból jön, ha az árlista van kiválasztva, ha az árcsoport, akkor dinamikusan generálódik. (lásd még: árkezelés TODO)

• Egységár: Az egységár ami az árlistában volt.

• Kedvezményes egységár: Az egységár a tételszintű engedmény levonása után. (Egységár- Egységár x Engedmény)

• Számolt egységár: Kedvezményes egységár – Kedvezményes egységár x Fejszintű engedmény

• Összesen: Számolt egységár x alapmennyiség(nettó)

• ÁFA: mennyi az áfája az összegnek, az ÁFA kóddal számolva

• Bruttó összesen: Mennyi a bruttó összeg.

• Amennyiben nem a saját pénznemben állították ki a bizonylatot, (Devizanem nem HUF) devizában is ugyanezeket az adatokat meg kell adni.
  
  • Devizanem
  • Egységár (dev)
  • Számolt egységár (dev)
  • Összesen (dev)
  • ÁFA (dev)

• Raktár: Melyik raktárban van a cikk. Alapértelmezetten fej-szintről indul de átírható. (lásd még: Raktár)

• Projekt, Profit center, Költség típus: Ezek különböző dimenziók, ezek alapján tudjuk a rendszerben osztályozni a költségeket. A fej-adatokból jön, de felülírható.

• Főkönyvi számlaszám: Hova könyvelődjön a tétel ha van könyvelés.

• Árfolyam: Milyen árfolyamon van lekezelve a tétel. Mindig megegyezik a fej-árfolyammal. Dátum függő.

• Megjegyzés: Tétel-soronként rögzíthető megjegyzés, a fejből jön de felülírható.

• Teljesítés jelzése: Mi szerint történik a teljesítés: Mennyiség vagy Ár szerint. A cikk-törzsből jön, de felülírható. (lásd Teljesítés jelzése)

• Teljesített mennyiség: Az a mennyiség amennyit már teljesítettek, alap mennyiségi egységben megadva.

• Teljesített százalék: A teljesítést %-ban is lehet definiálni az egységárhoz viszonyítva.(szolgáltatás típusú megrendelés/szállításnál) 

Szállítás

A számla kifizetésével valamint a szállítással kapcsolatos paramétereket szerkeszthetjük itt. Kiválaszthatjuk melyik címre, milyen feltételek mellett történjen a szállítás, milyen ár-kategória szerint történik a kifizetés.

Adatok:

• Számlázási cím: A vevő számlázási címe. Alapértelmezetten a  partner-címek táblából kapjuk de felülírható (lásd még: Partner címek).

• Szállítási feltétel: A szállítás milyen feltételekkel történjen.(milyen gépkocsival, hány napon belül stb). Alapértelmezetten a Partner szállítási feltételéből jön de felülírható (lásd még: Szállítási feltételek).

• Szállítási cím forrása: A partner melyik címére történjen a szállítás. Alapértelmezetten a szállítási feltételből jön de felülírható (lásd még: Szállítási feltételek).

• Partner szállítási címe: Ide az a cím kerül amit kiválasztottunk a Szállítási cím forrásánál. Amennyiben a forrás a Partner szállítási címe, és több is van belőle, itt választhatjuk ki, hogy melyikre szeretnénk szállítani. Ha a forrás a partnernek bármely más címe (levelezési, számlázási stb), akkor  megjelenik a cím, de nem módosítható (szürke).

• Szállítási cím: Alapértelmezetten a fent kiválasztott Partner szállítási címből jön, de felülírható.

• Szállítási mód: Milyen gépkocsival történik a szállítás. Az alapértelmezett értékét a Szállítási feltételből kapja, de felülírhatjuk (lásd még: Szállítási feltételek).

• Gépkocsi: Milyen gépkocsival történik a szállítás. Az alapértelmezett értékét a Szállítási módból kapja, de felülírhatjuk.

Pénzügy

Címek

Kiegészítő információk

Ez a fül különböző speciális információk rögzítésére szolgál.

• IntarStat statisztikai beállítások: Az IntaStat kódokat a cég export-import mozgásaihoz szükséges statisztikai beszámolóihoz használjuk. Csak azok a cégek használják, melyeknek nagyobb az export-import forgalma. Ezek a kimutatások az Apehnek, ill. Statisztikai hivatalnak készülnek. Itt tudjuk megadni, hogy milyen ügylet-kóddal, milyen szállítási feltételek mellett, és milyen fuvarozási móddal történt a szóbanforgó mozgás, valamint melyik tagállamhoz tartozik a számla.

• Kapcsolattartó adatai: 
  • Kapcsolattartó: Alapértelmezetten a Partner alapértelmezett kapcsolattartója, de átírható
  • Vevő kapcsolattartó: Ehhez az ajánlathoz kapcsolódó kapcsolattartó. Alapértelmezetten a Kapcsolattartó mezőből jön, de átírható.
  • Vevő kapcsolattartó telefon: Alapértelmezetten a Partner alapértelmezett kapcsolattartójának telefonszáma, de átírható.

• Meghíusulás oka: Ha valamiért nincs folytatása az ajánlatnak, nem készül belőle megrendelés vagy számla (stb) , mi a meghíusulás oka (pl. magas ár, meggondolta magát stb).

• EU-raklap, Egyutas raklap: milyen raklapokon szállították ki az árut.

• Ár szerepeltetése a nyomtatványokon: Akarjuk-e hogy az ár feltüntetve legyen a nyomtatványokon? Bizonyos esetben nem szeretnénk, ha rákerülne, mert nem szeretnénk, hogy illetéktelen személynek rálátása legyen az áru értékére, vagy bizonyos esetekben egyszerűen nem is tudjuk előre pontosan, hogy mennyi lesz az ár. Ezzel a kapcsolóval tudjuk állítani, hogy rákerüljön vagy ne a nyomtatványokra az ár.

Panel menük

A Panel menüvel (Alt+P) az aktív panelhez kapcsolódó menüpontok hívhatók meg.

Nyomtatás

Miután az ajánlatot rögzítettük, ezzel a menüponttal tudjuk kinyomtatni, vagy a nyomtatási előnézetet megtekinteni.
Amennyiben az ajánlatot már kinyomtattuk, az Általános fülön levő Nyomtatva kapcsoló be van kapcsolva.

Tétel lezárása:

Az ajánlatot nem zárjuk le teljesen, csak azt a tételét amelyiken a kurzor áll.

Tétel stornó:

Az ajánlatot nem stornózzuk teljesen, csak azt a tételét amelyiken a kurzor áll.

Bázis bizonylatok listája:

Milyen bizonylat generálta az ajánlatot. Amennyiben az ajánlatot létrehoztuk, nem generáltuk egy meglévő bizonylatból, ez a menüpont nem elérhető (szürke). (Lásd még: Bizonylati hivatkozások.)

Bázis bizonylat – tételek listája:

Melyik tétel melyik bázis bizonylat-tételből készült. Amennyiben az ajánlatot létrehoztuk, nem generáltuk egy meglévő bizonylatból, ez a menüpont nem elérhető (szürke). (Lásd még: Bizonylati hivatkozások.)

Cél bizonylatok listája:

Az ajánlat milyen bizonylatotokat generált. Amennyiben a számlából nem generáltuk más bizonylatot, ez a menüpont nem elérhető (szürke). (Lásd még: Bizonylati hivatkozások.)

Cél bizonylat – tételek listája:

Melyik tételből melyik cél bizonylat-tétel készült. Amennyiben az ajánlatból nem generáltuk más bizonylatot, ez a menüpont nem elérhető (szürke). (Lásd még: Bizonylati hivatkozások.)

Bizonylat (összes tétel) lezárása

A bizonylat összes tételének lezárása.

Stornó:

Amennyiben az ajánlat valamilyen oknál fogva nem jó, „törölni kell”, a  Stornó panel-menüponttal egy stornó-bizonylatot generálunk. Ez egy új bizonylatot jelent, (a stornó-ajánlat) amit ki kell nyomtatni. Az ajánlat státusza „Stornó” lesz. Az erőforrás-naplóba bekerül egy inverz tétel ellenkező előjellel mint az ajánlat összege. A bizonylati hivatkozások táblába pedig generálódik egy hivatkozás az ajánlatra, saját magára.

Generálás:

Egy meglévő nyitott bizonylat esetében a generálás menüpont segítségével tudunk célbizonylatot generálni. A panelmenüben álatlában  alapértelmezett generálás van (az ajánlat esetében a Vevői rendelés), melyeket gyorsbillentyűvel tudunk elérni, a többi generálás a Generálás menüpont alatt található. Az ajánlatból a következő bizonylatok generálhatóak:

• Értékesítési előrejelzés
• Vevői rendelés
• Vevői rendelés visszaigazolás
• Kimenő szállítólevél
• Kimenő számla

Beszámolók:

A többi panelmenü segítségével a bizonylathoz kapcsolódó beszámolók érhetők el:
Napló bejegyzések: az ajánlathoz milyen naplóbejegyzések tartoznak.
Szükséglettervezés: Egy beparaméterezett szükséglettervezést hív meg. (lásd még: link TODO)

 

---