Az ERP rendszerek legfőbb ismérve a hatékonyság. Viszont, a hatékonyság elérése érdekében, nem elegendő csupán egy kiválóan felépített vállalatirányítási rendszert alkalmaznunk. Olyan emberre, vagy emberekre is szükségünk lesz, akik a rendszer bevezetését megfelelően koordinálják! Azonban, egyáltalán nem mindegy, hogy ki lesz a belső projektvezető! Első megkérdezésre, sokan az ügyvezetőt ajánlanák, viszont egyáltalán nem biztos, hogy az ügyvezető alkalmas személy erre a célra. Természetesen, nem a kompetenciái kérdésesek, hanem a szabadideje! Az ügyvezetők ugyanis kevés szabadidővel rendelkeznek, s éppen ezért indokolt egy projektvezető alkalmazása az új ERP rendszerek bevezetésekor!

Emellett, a hatékonyságot nagyban befolyásolhatja a belső igényspecifikáció is. Az ERP rendszerek csak akkor hatékonyak, ha azok személyre szabottak, s minden igénynek megfelelnek. A projektvezető szerepe, ebben az esetben is döntő lehet. Érdemes az igényeket alaposan felmérni, ahogy a cég működése, úgy a dolgozók szempontjából is, s a hatékonyság így garantált lesz.

A megfelelő igényspecifikációt követően már behívhatóak a szállítók, s bekérhetőek az előzetes ajánlatok. Az ilyenkor kapott előzetes árbecslés már megfelelő támpontot adhat a szűréshez, s mindez még csak az e-mailes egyeztetés része.

Az első személyes találkozó során a bemutatót érdemes elhalasztanunk, s inkább az egyéni igényekeinket prezentálnunk. Így, a későbbi találkozókor, egy célirányos, egyedi bemutatót tekinthetünk meg, s ez jelentősen megkönnyítheti a további döntéseinket!