A Kimenő számla egy szigorú sorszámozású bizonylat, amit a cég állít ki áru értékesítésekor vagy szolgáltatás teljesítésekor a Vevőnek. Minden cégnek számlaadási kötelezettsége van.
A felhasználó a Bizonylatok segítségével tudja a cég értékesítési, beszerzési, logisztikai folyamatait karbantartani.
Megjelenési formája lehet papír vagy elektronikus dokumentum. Tartalmazza a vevő azonosítására szolgáló adatokat (pl. név, cím, adószám), a teljesítésre vonatkozó adatokat (áru vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, értéke), illetve a kifizetéssel kapcsolatos adatokat (fizetési mód, esedékesség, bankszámla). A számvitelre illetve az adózásra vonatkozó jogszabályok előírják azokat a formai és tartalmi követelményeket, amelyeket a bizonylatnak teljesítenie kell.
A számla előírt adattartalma Magyarországon:
- a számla kelte
- számla egyedi sorszáma
- a felek adószáma (a vevő adószáma is kötelező bizonyos esetekben, pl. ha áfamentesen vagy un. fordított áfafizetéssel állítják ki a számlát)
- a felek neve, címe
- az értékesített termék(ek)/szolgáltatás(ok) megnevezése, egységár, mennyisége, Áfa, összege
- Összegzése: adótartalma, fizetendő összeg
Fejléc – adatok #
A számla ezen része a legfontosabb információk bevitelére szolgál, mint Számla sorszáma, Vevő. Többnyire ugyanaz minden bizonylat esetében.
- Vevő: A Vevő kódja, a Partnertörzsből jön, egy alfanumerikus szám. (lásd még: Partnerek)
- Vevő neve: A Partnertörzsből jön, de átírható
- Napló bejegyzés: Itt olyan megjegyzést adhatunk meg (rövid, max 30 karakter) amelyet a rendszer a számviteli bizonylatba másol át, illetve a raktári naplóba.
- a napló bejegyzés után a főkönyvi napló bizonylatszáma jelenik meg, itt lehet megnézni (
) ehhez a bizonylathoz kapcsolódó főkönyvi tételeket. - Számkör: A Számkörben megadott paraméterek szerint történik a bizonylatok számozása. (lásd még: Számkörök)
- Szám: A bizonylatszám szigorú számadásu, vagyis folyamatos, kihagyás és ismétlődésmentes sorszám.
A bizonylatszám, a számkörben megadott paraméterek szerint generált szám, ami iktatószámként is funkcionálhat. Kimenő számlánál a számlaszám iktatószám is egyben, bejövő számlánál – mivel a számlaszámot a szállító adja – csak egy iktatószám. - Referencia szám: Kimenő számla esetén pl. a szerződés-szám kerülhet ide, ami rajta lesz a kinyomtatott számlán, így a vevő könyebben be tudja azonosítani, hogy milyen bizonylatról van szó.
) ehhez a bizonylathoz kapcsolódó főkönyvi tételeket.Lábléc – adatok #
A számlán szereplő összegek, megjegyzések kerülnek ide.
A bizonylatokban szereplő összegeket két pénznemben képes vezetni a rendszer. A bal oldali oszlopban mindig a cég pénznemére átszámított értékek láthatók. Amennyiben a bizonylat pénzneme eltér a rendszer (a cég) alap pénznemétől, a jobb oldali oszlopba kerülnek a devizás összegek. Ebben az esetben csak a jobb oldali oszlop szerkeszthető, a bal nem. Az átváltás a két pénznem között a devizanemnél megadott váltó alapján történik .
Megjegyzés tételek alatt, tételek felett: Nyomtatványoknál használt megjegyzés, a tételek fölé és alá írt szöveges megjegyzés.
Nettó összesen engedmény nélkül: A számla teljes – a bizonylat engedményének kiszámítását megelőző – nettó összege
Engedmény: Fej-szintű engedmény százaléka. A következő mezőben az engedmények összege, mely magába foglalja a tétel és a fej-szintű engedményeket is. Amennyiben a fej szintű engedmény módosul, módosul tételszinten a számolt egységár is.
Nettó összesen: Az engedményes ár összege.
ÁFA összesen: Az engedményes ár áfája.
Bruttó összesen: Az engedményes ár bruttó összege.
Kerekítés: Amennyiben a pénznemnél megadott kerekítési szabály szerint kerekített összeg eltér az eredeti összegtől, az eltérésből származó különbözetet lehet itt rögzíteni.
Előleg:(TODO)
Fizetendő: A számla összege.
Általános #
A Kimenő számla ezen része a bizonylatban levő összes cikkre vonatkozó általános információk bevitelére szolgál.
Itt kerülnek rögzítésre a teljesítéssel kapcsolatos információk, különböző könyvelési szempontból fontos dátumok.
Adatok:
- Teljesítés dátuma: Számviteli teljesítési dátum, amikor tényleges teljesítés volt.
- Kelte: Mikor hoztuk létre a bizonylatot. Alapértelmezetten a mai nap.
- ÁFA teljesítés dátuma: Mikor került bele az ÁFA bevallásba. Alapértelmezetten megegyezik a teljesítés dátumával. Csak azoknál a bizonylatoknál létezik melyek ténylegesen könyvelnek.
- Fizetési határidő: Alapértelmezetten a fizetési feltételekből (lásd még: TODO) kapjuk, de átírható
- Nyilvántartás dátuma: Alapértelmezetten a teljesítés dátumával egyezik meg, de átírható.
- Raktár: Melyik raktárra vonatkozik a bizonylat- csak egy informatív adat. Tételszinten ez a raktár lesz az alapértelmezett, de felülírható. Ha nem az alapértelmezetten megadott raktárra akarjuk a tételeket rögzíteni, akkor célszerű a fejben megváltoztatni a raktárat, ami aztán alapértelmezettként jelenik meg az új tételsoroknál. (lásd még: Raktár)
- Bázis bizonylat: Ha a bizonylatunk egy másik bizonylatból generálódott, akkor a bázis bizonylat száma kerül ide. Viszont, ha több bizonylatból generálódott, akkor nem jelenik meg semmi.
- Adat-tulajdonos: Az adat-tulajdonos megadásával módunkban áll felhasználó szinten is korlátozni a bizonylatokhoz való hozzáférési jogot. Objektum típusonként paraméterezhető, hogy adott panelhez (ObjTypes-hoz) tartozik-e adattulajdonos kezelés. Ha nincs, akkor ez a mező szürke, nem szerkeszthető.
- Felelős: Ki a felelős ezért a bizonylatért.
- Számla Státusz: A Státusz tétel szinten van definiálva. A tételek státuszából következik a fej státusza.
- Nyitott: Amennyiben a számlát rögzítettük, de nem fizették még ki.
- Túlfizetve: Amennyiben a számla összegénél többet fizettek.
- Fizetve: Amennyiben a számlának minden tétele kifizetésre került.
- Részben fizetve: Amennyiben a számlának vannak Nyitott és Fizetve tételei is.
- Stornózott: Amennyiben a számlát stornózták valamilyen oknál fogva, és az összes tétele stornózva van.
- Nyomtatva: Amennyiben a számlát már kinyomtattuk, a Nyomtatva kapcsoló bekapcsolt állapotban lesz. Egy számla esetében fontos tudni, hogy megtörtént-e már a nyomtatása. A számlát mindig csak egyszer lehet eredeti példányban kinyomtatni.A többi nyomtatvány már csak másolat lesz.
- Számla egyenleg: A Partner egyenlegét módosítják, (számla, helyesbítő számla) az összepontozási napló alapján számítódik.
- Helyesbített: Amennyiben a számlához készült helyesbítési számla(valamilyen módosítás), akkor ki van pipálva.
- ÁFA bitzonylat típus: Áfa-beszámolóknál, könyvelésnél használatos, meghatározza hogy ÁFA típusonként hova sorolható az a számla.(lásd még: link TODO)
- Fizetési feltétel: A partner pénzügyi beállításaiból jön, de módosítható. Ez határozza meg a fizetési határidőt. (lásd még: link TODO)
- Devizanem: A bizonylat devizaneme. Ha üres, akkor a rendszer (a cég könyvelési) pénzneme(Ft). Ha nem üres, akkor minden két devizanemben van meghatározva, a kiválasztott devizában és a rendszer pénznemében. Ebben az esetben a következő mezőbe az árfolyam kerül.
- Projekt,Profit center, Költség típus: ezek különböző dimenziók, ezek alapján tudjuk a rendszerben osztályozni a költségeket, különböző kimutatásokat készíteni.
- Beszerző: A bizonylatnak ki a beszerzője, a személyi törzsből választható.
- Indító üzletkötő: Ki volt az indító üzletkötő. Utólag lekérdezhető, hogy milyen forgalmat generáltak az egyes üzletkötők.
- Megjegyzés: A bizonylathoz kapcsolódó rövid (100 karakter) megjegyzés.
- Tételek
A tétel fülön tudjuk megadni, hogy milyen cikkek, illetve szolgáltatások kerülnek eladásra/kielégítésre a számlával.
A számlán több mező áll rendelkezésre az ár beállításhoz és ezek összefüggésben vannak egymással.
A cikk kitöltésekor a tételes Egységár illetve az Engedmény % a beállított (Fizetés és szállítás fülön lévő) Ár-csoportból vagy Árlista-ból származik (amik a partnerból jönnek).
Az Összesen mező beírásakor a Számolt egységár változik, ami visszafelé változtatja a Kedvezményes egységárat, ami a cikk beállítástól függően vagy az Egységárat vagy az Engedmény %-át változtatja.
A cikk-nél az „Engedményes árnál változás” mező mondja meg, hogy az adott cikk hogyan viselkedjen a Kedvezményes egységár mező átírásakor:
„Egységár” esetén a Kedvezményes egységár átírásakor az Engedmény % változatlan marad, és az Egységár változik.
„Engedmény” esetén a Kedvezményes egységár átírásakor az Egységár mező marad változatlan, és az Engedmény % mező változik
A cikk típusa lehet normál vagy szöveges. Ha szöveges, akkor a cikk kódnak üresnek kell lennie és a cikk megnevezésbe írhatunk csak. Olyan esetekben használjuk mikor pl. egy megjegyzést akarunk írni a bizonylat-tétel alá.
Adatok:
- Cikkszám: Cikk kódja (lásd még: Cikkek)
- Cikk megnevezés: Cikk leírás, a Cikk-ből jön, de átírható.
- Katalógus szám: Milyen katalógus szám alatt van nyilvántartva a cikk a Partnernél. (lásd még: Katalógus számok)
- Bizonylati mennyiség: Mennyi a bizonylati mennyiség. A beszerzési/értékesítési mennyiségi egységben értendő. (pl. 10 rekesz)
- Mennyiségi egység: A beszerzési/értékesítési mennyiségi egység, amiben a készlet-mozgás történik. (ez lehet csomag, doboz, melyben több alap mennyiségi egység van )
- Alap mennyiségi egység: Raktározási mennyiségi egység – a raktári napló, az összes napló, a készletállomány, meg az ár mind az alap mennyiségi egységben van megadva.(pl. 6 darab/rekesz)
- Bizonylati egység mennyisége: Egy bizonylati egységben hány darab alap mennyiségi egység van. (6 db., 1 rekeszben 6 darab van)
- Mennyiség (alap): Hány darab alap mennyiségi egység van a bizonylat-tételen. (vagyis 10 rekesz x 6 darab = 60 darab) (lásd még: Cikk/Mennyiségi egységek)
- ÁFA kód: Hány százalékos az ÁFA kulcs. A cikkből jön, de felülírható.
- Engedmény %: Tételszintű engedmény. Az adott tételre mennyi az engedmény. Beírhatjuk kézzel, vagy automatikusan jön az árcsoportból. (lásd még: árkezelés TODO)
- Árlista: A fej-adatból jön, ha az árlista van kiválasztva, ha az árcsoport, akkor dinamikusan generálódik. (lásd még: árkezelés TODO)
- Egységár: Az egységár ami az árlistában volt.
- Kedvezményes egységár: Az egységár a tételszintű engedmény levonása után. (Egységár- Egységár x Engedmény).
- Számolt egységár: Az egységár a tételszintű és fejszintű kedvezmény levonása után. (Kedvezményes egységár – Kedvezményes egységár x Fejszintű engedmény).
- Összesen: A teljes kedvezményes összeg (Számolt egységár x alapmennyiség(nettó)).
- ÁFA: mennyi az áfája az összegnek, az ÁFA kóddal számolva
- Bruttó összesen: Mennyi a bruttó összeg.
- Amennyiben nem a saját pénznemben állították ki a bizonylatot, (Devizanem nem HUF) devizában is ugyanezeket az adatokat meg kell adni.
- Devizanem:
- Egységár (dev):
- Számolt egységár (dev):
- Összesen (dev):
- ÁFA (dev):
- Raktár: Melyik raktárban van a cikk. Alapértelmezetten fej-szintről indul de átírható. (lásd még: Raktár)
- Projekt, Profit center, Költség típus: Ezek különböző dimenziók, ezek alapján tudjuk a rendszerben osztályozni a költségeket. A fej-adatokból jön, de felülírható.
- Főkönyvi számlaszám: Hova könyvelődjön a tétel ha van könyvelés.
- Árfolyam: Milyen árfolyamon van lekezelve a tétel. Mindig megegyezik a fej-árfolyammal.
- Megjegyzés: Tétel-soronként rögzíthető megjegyzés, a fejből jön de felülírható.
- Teljesítés jelzése: Mi szerint történik a teljesítés: Mennyiség vagy Ár szerint. A cikk-törzsből jön, de felülírható.
- Teljesített mennyiség: Az a mennyiség amennyit már teljesítettek, alap mennyiségi egységben megadva.
- Teljesített százalék: A teljesítést %-ban is lehet definiálni az egységárhoz viszonyítva.(szolgáltatás típusú megrendelés/szállításnál)
- Visszáru oka: Tételesen is lehet visszáru okot rögzíteni.
Szállítás #
A számla kifizetésével valamint a szállítással kapcsolatos paramétereket szerkeszthetjük itt. Kiválaszthatjuk melyik címre, milyen feltételek mellett történjen a szállítás, milyen ár-kategória szerint történik a kifizetés.
A számla kifizetésével valamint a szállítással kapcsolatos paramétereket szerkeszthetjük itt. Kiválaszthatjuk melyik címre, milyen feltételek mellett történjen a szállítás, milyen ár-kategória szerint történik a kifizetés.
- Számlázási cím: A vevő számlázási címe ahova megy a számla. Alapértelmezetten a partner-címek táblából kapjuk de felülírható (lásd még: Partner címek).
- Szállítási feltétel: A szállítás milyen feltételekkel történjen.(milyen gépkocsival, hány napon belül stb). Alapértelmezetten a Partner szállítási feltételéből jön de felülírható (lásd még: Szállítási feltételek).
- Szállítási cím forrása: A partner melyik címére történjen a szállítás. Alapértelmezetten a szállítási feltételből jön de felülírható (lásd még: Szállítási feltételek).
- Partner szállítási címe: Ide az a cím kerül amit kiválasztottunk a Szállítási cím forrásánál. Amennyiben a forrás a Partner szállítási címe, és több is van belőle, itt választhatjuk ki, hogy melyikre szeretnénk szállítani. Ha a forrás a partnernek bármely más címe (levelezési, számlázási stb), akkor megjelenik a cím, de nem módosítható (szürke).
- Szállítási cím: Alapértelmezetten a fent kiválasztott Partner szállítási címből jön, de felülírható.
- Szállítási mód: Milyen gépkocsival történik a szállítás. Az alapértelmezett értékét a Szállítási feltételből kapja, de felülírhatjuk (lásd még: Szállítási feltételek).
- Gépkocsi: Milyen gépkocsival történik a szállítás. Az alapértelmezett értékét a Szállítási módból kapja, de felülírhatjuk.
- Rakodási sorrend: Amennyiben több szállítólevél is van, milyen sorrendben történjen a rakódás.
Pénzügy #
Címek #
Kiegészítő információk #
Ez a fül különböző speciális információk rögzítésére szolgál.
- IntarStat statisztikai beállítások: Az IntaStat kódokat a cég export-import mozgásaihoz szükséges statisztikai beszámolóihoz használjuk. Csak azok a cégek használják, melyeknek nagyobb az export-import forgalma. Ezek a kimutatások az Apehnek, ill. Statisztikai hivatalnak készülnek. Itt tudjuk megadni, hogy milyen ügylet-kóddal, milyen szállítási feltételek mellett, és milyen fuvarozási móddal történt a szóbanforgó mozgás, valamint melyik tagállamhoz tartozik a számla.
- Kapcsolattartó adatai:
- Kapcsolattartó: Alapértelmezetten a Partner alapértelmezett kapcsolattartója, de átírható
- Vevő kapcsolattartó: A számlához kapcsolódó kapcsolattartó. Alapértelmezetten a Kapcsolattartó mezőből jön, de átírható.
- Vevő kapcsolattartó telefon: Alapértelmezetten a Partner alapértelmezett kapcsolattartójának telefonszáma, de átírható.
- Meghíusulás oka: Ha valamiért nem fizetik ki a számlát, mi a meghíusulás oka (pl. magas ár, hibás áru, lemondta stb).
- EU-raklap, Egyutas raklap: milyen raklapokon szállították ki az árut.
Panel menük #
A Panel menüvel (Alt+P) az aktív panelhez kapcsolódó menüpontok hívhatók meg.
Nyomtatás
#
Miután a számlát rögzítettük, ezzel a menüponttal tudunk számlát nyomtatni, vagy a nyomtatási előnézettel megtekinteni a számlát. Amíg a számla nincs kinyomtatva addig tulajdonképpen nem is létezik csak informatikailag.
A számlát csak egyszer lehet kinyomtatni eredetiben. Amennyiben a számla már nyomtatásra került, az Általános fülön levő Nyomtatva kapcsoló be van kapcsolva.
Bázis bizonylatok listája #
Milyen bizonylat generálta a kimenő számlát. Amennyiben a számlát létrehoztuk, nem generáltuk egy meglévő bizonylatból, ez a menüpont nem elérhető (szürke). (Lásd még: Bizonylati hivatkozások.)
Bázis bizonylat – tételek listája #
Melyk tétel melyik bázis bizonylat-tételből készült. Amennyiben a számlát létrehoztuk, nem generáltuk egy meglévő bizonylatból, ez a menüpont nem elérhető (szürke). (Lásd még: Bizonylati hivatkozások.)
Cél bizonylatok listája #
A kimenő számla milyen bizonylatotokat generált. Amennyiben a számlából nem generáltuk más bizonylatot, ez a menüpont nem elérhető (szürke). (Lásd még: Bizonylati hivatkozások.)
Cél bizonylat – tételek listája #
Melyik tételből melyik cél bizonylat-tétel készült. Amennyiben a számlából nem generáltuk más bizonylatot, ez a menüpont nem elérhető (szürke). (Lásd még: Bizonylati hivatkozások.)
Stornó #
Amennyiben a számla valamilyen oknál fogva nem jó, „törölni kell”, a Stornó panel-menüponttal egy stornó-számlát generálunk. Ez egy új bizonylatot jelent, (a stornó-számlát) amit ki kell nyomtatni. A számla státusza „Stornó” lesz. A naplóba bekerül egy inverz tétel ellenkező előjellel mint a számla összege. A bizonylati hivatkozások táblába pedig generálódik egy hivatkozás a számlára, saját magára. (lásd még: Storno számla)
Generálás #
Egy meglévő nyitott bizonylat esetében a generálás menüpont segítségével tudunk célbizonylatot generálni. A panelmenüben álatlában alapértelmezett generálás van (a számla esetében csak egy, a kimenő helyesbítő számla), melyeket gyorsbillentyűvel tudunk elérni, a többi generálás a Generálás menüpont alatt található. A kimenő számlából a következő bizonylatok generálhatóak: Kimenő helyesbítő számla és Kimenő számla stornó. Minden bizonylatnál más az alapértelmezett generálás, ez rendszer-szinten paraméterezhető.
Beemelés #
A beemelés abban különbözik a generálástól, hogy nem egy meglévő bizonylathoz generál célbizonylatot. Például egy Vevőnek szeretnénk egy számlát kiállítani. Ekkor létrehozunk egy új számlát és ehhez beemeljük a Vevőhöz tartozó szállítóleveleket(csak a nyitottak jelennek meg), onnan választjuk ki, hogy melyik szállítólevelet fogjuk kielégíteni a számlával. A Ctrl vagy Shift billentyűk lenyomásával több bizonylatot is ki tudunk jelölni, így Több szállítólevelet is beemelhetünk egy számlához.
A számlához a következő bizonylatok emelhetők be:
- Kimenő szállítólevél visszaigazolás
- Kimenő szállítólevél
- Vevői visszáru
- Vevői rendelés
- Vevői rendelés visszaigazolás
- Kimenő ajánlat
- Értékesítési előrejelzés
Minuszos teljes helyesbítő számla #
Minuszos teljes helyesbítő számlát abban az esetben állítunk ki amikor a számla rossz adatokkal került kiküldésre a Vevőhöz. Mivel időközben kifizetésre is kerülhetett a számla, már nem tudom stornózni, így egy minuszos helyesbítő számlát kell kiállítanom. A vevő tudni fogja, hogy a cég tartozik neki a számla összegével. Amennyiben a számlát még nem fizették ki és a Vevő megkapja a minuszos helyesbítő számlát, úgy nincs semmi teendője ezzel a számlával.
Beszámolók #
A többi panelmenü segítségével a bizonylathoz kapcsolódó beszámolók érhetők el:
Naplókönyvelés előzetes ellenőrzése
Egyeztetett banki bizonylatok: Meg lehet nézni, hogy az adott számla mivel lett összepontozva.
Összepontozási napló
Napló bejegyzések
Szükséglettervezés: Egy beparaméterezett(dátum, raktár, cikklista, cikkre csoportosítva) szükséglettervezést hív meg (lásd még: link TODO)
