A vállalatirányítási rendszerek manapság már összetett és univerzális megoldást kínálnak minden olyan cég számára, aki a legkülönfélébb információkat egy helyen szeretné látni, s könnyedén szeretné kezelni azokat. Egy ilyen rendszer egyik alap pillére a pénzügyi modul, mely természetesen szorosan integrálódik a könyvelési modullal. A pénzügyi modul általános feladata a partner folyószámla, azaz a vevői követelések és a szállítói tartozások nyilvántartása.
Rendkívül fontos, hogy ezen adatok kezelése valóban zökkenőmentesen történjen, és mindig naprakész (real-time) adatok álljanak rendelkezésre. Természetesen a pénztári, illetve banki tranzakciók lebonyolítása is ennek a modulnak a feladata.
Ahogyan azt előző cikkünkben megemlítettük, az EDI, vagyis Electronic Data Interchange, számtalan lehetőséget kínál a vállalatirányítási rendszerek kapcsán. Feleslegessé teszi a papír alapú számlázást, s ezt a nagyobb cégek, még jóval az elektronikus számlázó programok bevezetése előtt észrevették, és a lehetőséget ki is használták. Így a vállalatirányítási rendszerhez kiépített EDI számlázó minőségi változást hozott a vállalatok életébe, s természetesen kisebb költségeket és hatékonyabb működést.
A számlázás a kisebb és a legnagyobb cégek esetében is egy kivételesen fontos tényező, ami mindig nagy odafigyelést és természetesen precizitást feltételez. Az igény a vállalatok részéről, hogy mellőzni kívánják a papír alapú számlázást, már évtizedekkel ezelőtt megszületett, azonban a technika csak a közelmúltban engedte meg ezt a lehetőséget. Így manapság már a vállalatok és cégek nagy hányada kizárólag elektronikus számlázó programok segítségével dolgozik, ami nem csak könnyebbé és egyszerűbbé, hanem költséghatékonyabbá is teszi a számlázást. Ugyanakkor a biztonságot is érdemes megemlíteni, mivel a megfelelő technológiák alkalmazásával az adattárolás biztonsági szintje jócskán növelhető! Mindenek előtt azonban lássuk, hogy a címben említett EDI számlázó, vagy az e-számla kedvezőbb-e a vállalatirányítás szempontjából!
Az ERP rendszerek kiválasztásánál az egyik legfontosabb szempont a rendszer jövőbeni szerepének vizsgálata. Nem mindegy ugyanis, hogy mekkora céghez milyen rendszert alkalmazunk. Éppen ezért érdemes megvizsgálni a dobozos és az egyedi, integrált vállalatirányítási rendszerek közötti legfőbb különbségeket!
Alapvetően elmondhatjuk, hogy a dobozos rendszerek szinte minden feladatot ellátnak, s ez egy óriási pozitívum. Ugyanakkor, az ilyen rendszerekkel történő vállalatirányítás nem személyre szabott, így a rendszer az egyedi igényeknek meglehetősen nehezen felel meg. A dobozos megoldások általános felhasználási területekre készülnek, így tartalmazhatnak sok olyan modult is, amelyekre az adott cég esetében egyáltalán nem lesz szükség. Ugyanakkor, a dobozos rendszerek használatának nagy előnye, hogy szinte pillanatok alatt bevezethetőek, s a használatuk is könnyedén elsajátítható. Negatívumként azonban megemlíthetjük, hogy a dobozos vállalatirányítási rendszerek bővíthetősége alacsony szintű, így a speciális igényeknek az ilyen rendszerek sokszor nem tudnak megfelelni.