Előző cikkünkben alapvető információkat osztottunk meg az ügyviteli szoftverek bevezetésével kapcsolatos legfontosabb tényezőkről, s megemlítettük azt is, hogy a minőségi bevezetéshez nélkülözhetetlen egy jól képzet projektmenedzser. A projektmenedzser legfőbb feladata pedig a megfelelő kommunikáció, egyrészt a bevezetést végző cég felé, másrészt a saját cég alkalmazottai felé. Az alkalmazottak befogadási hajlama is nagyban függ attól, hogy a projekt vezetője miként kommunikál, s megfelelően tájékoztatja-e a végfelhasználókat az esedékes változásokról, s azok pontos idejéről.
Az ügyviteli szoftverek esetén nélkülözhetetlen a megfelelő hatékonyság, s ez sok esetben az adatok utólagos elemzésénél nyilvánul meg. Ehhez azonban szükséges a dokumentumok archiválása, ami jelentős problémák elé állíthatja a legkülönfélébb cégeket.
Az archiválás alapvetően egy biztonsági intézkedés, amire minden esetben szükség van, legyen szó egy apró vállalkozásról, vagy épp egy multinacionális nagyvállalatról. Az archiválás tehát kiemelt szerepet kell hogy kapjon, s természetesen nincs ez másként a papír alapú dokumentumok esetében sem, amelyek manapság ugyan egyre ritkábbak, azonban még mindig meglehetősen elterjedtek. Napjainkban már számtalan archiváló program létezik, amelyek a papír alapú dokumentumokat is megfelelő minőségben mentik el, így azok akár évtizedek után is biztonsággal előkereshetőek és felhasználhatóak. Ugyanakkor, egy minőségi ügyviteli rendszer esetében is kiemelt szerepet kap az archiválás, ami sajnos nem minden esetben adott.
Amennyiben megtekintettük a rendszerszolgáltatók bemutatóját, és a referenciákat is áttanulmányoztuk, döntenünk kell a meglévő ajánlatok közül, és ki kell választanunk azt az ügyviteli szoftvert, amely majd valóban megfelel az igényeinknek. A választáskor az ár-érték arányt érdemes elsődlegesen vizsgálnunk, vagyis olyan ERP rendszert válasszunk, amely az adott igényeket optimális költségek mellett elégíti ki.