Előző cikkünkben alapvető információkat osztottunk meg az ügyviteli szoftverek bevezetésével kapcsolatos legfontosabb tényezőkről, s megemlítettük azt is, hogy a minőségi bevezetéshez nélkülözhetetlen egy jól képzet projektmenedzser. A projektmenedzser legfőbb feladata pedig a megfelelő kommunikáció, egyrészt a bevezetést végző cég felé, másrészt a saját cég alkalmazottai felé. Az alkalmazottak befogadási hajlama is nagyban függ attól, hogy a projekt vezetője miként kommunikál, s megfelelően tájékoztatja-e a végfelhasználókat az esedékes változásokról, s azok pontos idejéről.

Mitől sikeres egy jó projekt vezető egy vállalatirányítási rendszer bevezetésekor:

• “Belső ember”: a vállalat olyan munkatársa, aki része a cégnek, mindenki elfogad.
• Napi kapcsolatot ápol a döntéshozókkal: az ügyvezetéssel és a KKV esetén tulajdonosokkal és a területi vezetőkkel is (pl. főkönyvelő, üzemvezető, logisztikai vezető, stb.).
• A bevezetés folyamatában aktívan részt tud venni. Erre az időszakra, ami – cégmérettől függően – akár több hónap is lehet, rendelkezik szabad kapacitással. Így optimálisan nem az ügyvezető a legjobb projekt vezető!
• Jó kommunikációs képességek, empatikus képességek. A munkatársakkal megérteti magát, és el tudja fogadtatni velük a szükséges változásokat.
• Átlátja a cég folyamatait. Nem kell minden részletet tudnia mindenről, de általános rálátásra szüksége van.

Sajnos nagyon nehéz, szinte lehetetlen a fenti követelményeknek mindenben megfelelő embert találni egy közép-vállalatnál. Valamelyik feltétel mindig hiányzik. Ezért tipikusan az ügyvezető szokta elvállalni az ERP bevezetés vezetését, ami nagy csapda. Ugyanis ő nem tudja teljesíteni az egyik pontot: nem tud részt venni aktívan a bevezetésben. Nincs ideje rá! De természetesen ez az ügyfelek szuverén döntésén alapul. A tanácsadó feladata, hogy időben rávilágítson a felmerülő kockázatokra, és ha szükséges, őszintén tárja fel őket az cég menedzsmentjének.

Fontos továbbá, hogy az ügyviteli szoftver bevezetéséért felelős cégtől nem várható el a végfelhasználók felé való kommunikálás, ugyanis ez minden esetben a kinevezett projektmenedzser dolga.

További információkért kérjük, böngéssze a weboldalunkat, ha pedig konkrét kérdései lennének a téma kapcsán, keressen minket a feltüntetett elérhetőségeinken, ugyanis nálunk minden kérdésére választ kaphat!