Ahogyan azt előző cikkünkben említettük, az ügyviteli rendszer bevezetése alkalmával kiemelten nagy szerep jut az előkészületeknek, s a megfelelő információk beszerzésének. Ugyanakkor a rendszert bevezető partnernek is lehetnek elvásásai az ügyféllel szemben, sőt, a hatékony bevezetéshez kell hogy legyenek. Ilyen elvárás az állandó konzultáció, s az, hogy az ügyfél a kezdetektől fogva szerves részét képezze a bevezetési folyamatnak. Csak ebben az esetben lehet az eredmény kiváló, ugyanis a bevezetés nem bízható kizárólag a partnerre.

A folyamathoz nélkülözhetetlen az ügyfél, aki a konzultációk során, időről-időre aktív részese a munkának. Ez többek között azért is fontos, mert az ügyfél elvárásai az ügyviteli rendszer bevezetése során változhatnak. Ilyen esetben a folyamatot végző partnernek rugalmasnak kell lennie az új változásokat illetően, ami sokszor a logisztikai feladatok átformálásában nyilvánul meg. A projektmenedzsmentnek ebben az esetben is hatékonyan kell működnie, s a megfelelő logisztika mellett, szükség van a felsővezetés támogatására is.

Emellett fontos tudni, hogy a rendszer bevezetése csak egy folyamat. Gondolni kell a leendő felhasználókra is, s fel kell mérni a velük kapcsolatos tényezőket, s többek között azt, hogy a bevezetést követően milyen mélységű oktatásra lesz szükségük. Ez természetesen változó lehet, éppen ezért fontos a viszonyok feltérképezése. Az oktatástól nagyban függ az is, hogy az ügyviteli rendszert a leendő felhasználók milyen szívesen használják majd. Persze ezt befolyásolja maga a rendszer is, az ergonómiája, átláthatósága stb.