Az ügyviteli szoftverek esetén nélkülözhetetlen a megfelelő hatékonyság, s ez sok esetben az adatok utólagos elemzésénél nyilvánul meg. Ehhez azonban szükséges a dokumentumok archiválása, ami jelentős problémák elé állíthatja a legkülönfélébb cégeket.

Az archiválás alapvetően egy biztonsági intézkedés, amire minden esetben szükség van, legyen szó egy apró vállalkozásról, vagy épp egy multinacionális nagyvállalatról. Az archiválás tehát kiemelt szerepet kell hogy kapjon, s természetesen nincs ez másként a papír alapú dokumentumok esetében sem, amelyek manapság ugyan egyre ritkábbak, azonban még mindig meglehetősen elterjedtek. Napjainkban már számtalan archiváló program létezik, amelyek a papír alapú dokumentumokat is megfelelő minőségben mentik el, így azok akár évtizedek után is biztonsággal előkereshetőek és felhasználhatóak. Ugyanakkor, egy minőségi ügyviteli rendszer esetében is kiemelt szerepet kap az archiválás, ami sajnos nem minden esetben adott.

Archiválási szempontból számtalan tényezőre érdemes odafigyelni. Nem mindegy például, hogy az adatmennyiség feldolgozása és elraktározása mennyi időt vesz igénybe, továbbá az sem, hogy az elmentett adatok milyen gyorsan hívhatóak elő. Elemzési szempontból kivételesen fontos, hogy az elmentett adatokat minden felhasználó azonnal elérje, s használhassa őket.

Ehhez természetesen egy jól kialakított felhő alapú adatbázis is nélkülözhetetlen, mivel kétségtelen, hogy az ügyviteli rendszerek felhő alapú működése biztosítja legjobban a teljes körű elérhetőséget!