Az ERP rendszerek bevezetésénél általános problémát szokott okozni a bérlés, illetve a licenc vásárlás kérdésköre. Ez nem is csoda, ugyanis a vásárlásnak és a bérlésnek is megvannak az egyedi sajátosságai, amelyek pozitív és negatív hatással is lehetnek egy adott cégre, vállalkozásra. Alapvetően elmondhatjuk, hogy mindkét lehetőség megbízhatóan és biztonságosan használható, így a döntést az egyedi igények és természetesen az anyagi ráfordítás mértéke határozza meg.
Ahogyan azt előző cikkeink egyikében már említettük, az ERP rendszerek esetében kiemelten fontos a platform függetlenség, mivel manapság már meglehetősen elterjedtek a Linux, Mac és Windows rendszerek is. Ugyanakkor a különböző operációs rendszereken a biztonság eltérhet, azonban egy felhő alapú szolgáltatás egy csapásra megoldja ezt a problémát. Persze egy megfelelő ügyviteli rendszer biztonsági háttere nem merül ki ennyiben.
Az ügyviteli szoftverek esetén nélkülözhetetlen a megfelelő hatékonyság, s ez sok esetben az adatok utólagos elemzésénél nyilvánul meg. Ehhez azonban szükséges a dokumentumok archiválása, ami jelentős problémák elé állíthatja a legkülönfélébb cégeket.
Az archiválás alapvetően egy biztonsági intézkedés, amire minden esetben szükség van, legyen szó egy apró vállalkozásról, vagy épp egy multinacionális nagyvállalatról. Az archiválás tehát kiemelt szerepet kell hogy kapjon, s természetesen nincs ez másként a papír alapú dokumentumok esetében sem, amelyek manapság ugyan egyre ritkábbak, azonban még mindig meglehetősen elterjedtek. Napjainkban már számtalan archiváló program létezik, amelyek a papír alapú dokumentumokat is megfelelő minőségben mentik el, így azok akár évtizedek után is biztonsággal előkereshetőek és felhasználhatóak. Ugyanakkor, egy minőségi ügyviteli rendszer esetében is kiemelt szerepet kap az archiválás, ami sajnos nem minden esetben adott.