1. lépés: Új projekt létrehozása #

Új Projektnél az új projektkód létrehozása előtt fontos ellenőrizni, hogy nincs-e már létrehozva az adott projekt. Keresés pl. Vevőre és a Projekt leírás mezőben kulcsszavakra „*” karakter használatával.

Új projekt létrehozásakor a ,,Típus” mező kitöltését követően érdemes rögtön elmenteni a projektet (munkaszámot) a „Hozzáad” gombbal, hogy az adott sorszám le legyen foglalva a rendszerben. Probléma akkor merülhet föl, ha többen használják a rendszert és két felhasználó ugyanazt a sorszámot kapja. Amennyiben ilyen probléma van és a rendszer olyan hibaüzenetet küld, hogy az adott sorszám már létezik, akkor növelni kell a sorszámot eggyel.

A projekt további adatainak rögzítése, módosítása után Ment gomb megnyomásával lehet elmenteni az adatokat.

2. lépés: Sorszám és Projekt kód #

Az új projekt létrehozásánál alapból jellemzően két adat képződik (generálódik), de ez paraméterezés kérdése.
• Sorszám/Referenciaszám (nem kell módosítani)
• Projekt kód

3. lépés: Adatok feltöltése / Mezők jelentősége #

Leírás: Szabad mező, visszakereséshez érdemes a megfelelő kereső szavakkal feltölteni.

Példa: Új irodaház klimatizálásának kivitelezése

Felettes projekt: Lefúrással hozzárendelhetjük a létrehozandó projektet egy már meglévőhöz. Érdemes ezt az összefüggést megjelölni ebben a mezőben, amennyiben új munkaszám kell a projekthez, de valamilyen módon kapcsolódik egy korábbi munkával/projektel.

Pl.: (üres vagy pl. „P0000 – Irodai infrastruktúra fejlesztés”)

Egységek használata: Projekt cash flow és Eredmény követésre használható.

Fázis: Projekt állapota. Ügyfél által alakítható, módosítható mező. Általában ajánlattal kezdődik egy projekt.

Érdemes ilyenkor már elmenteni a munkát.

Általános adatok #

Típus: Általában rögzítjük, hogy az adott projekt a cég melyik tevékenységéhez kapcsolódik.

Tulajdonság 1-5: Itt szűkíthetjük le a tevékenységet különböző projekten belüli munkákra részletesen tulajdonságok megadásával.

A ,,Típus” és a ,,Tulajdonság” mezők kitöltése után a megadott adatok alapján automatikusan töltődnek az alábbi mezők:

• Profit center
• Kontrollált / Ktg-típus

Vevő: Két mező tartozik a vevőhöz. Az elsőben a vevő kódja, a másodikban a vevő neve jelenik meg.  Második mezőben kereshetünk vevőkre a név * karakterek közötti részleges beírásával és a gomb vagy az F1 billentyű megnyomásával. (Amennyiben nem vagyunk biztosak abban, hogy a vevő neve a szöveg elején található, akkor a csillag (*) karaktert beszúrva a keresésünk elejére sikeres lesz a keresés.)

Projekt-vezető: Jellemzően kötelezően meg kell adni a projekt leendő vezetőjét.

Indító üzletkötő: Aki kiadja a projekt kódot az állítsa be magát indító üzletkötőnek vagy projekt-vezetőnek, amennyiben a továbbiakban is ő felel a projektért.

Fontos lehet a ,,Bizonylat állandó megjegyzés” mező is, ahol előre megadható egy szöveg, amely automatikusan rákerül minden kapcsolódó bizonylatra (pl. ajánlat, rendelés, számla), így biztosítva a következetes kommunikációt. A megjegyzés bizonylatonként egyedileg módosítható vagy törölhető.

Dátumok #

Riportolás szempontjából is fontos megadni az ismert dátumokat, hónaphelyesen

Ajánlatkérés dátuma: Beérkezett ajánlatkérés dátumát érdemes itt feltüntetni.

Ajánlat dátuma: Az ajánlat kiküldésének dátuma. Ezt akkor szükséges megadni, amikor a Fázis mezőben kiválasztjuk az ,,Ajánlat” értéket (ajánlat fázisban rögzítjük a projektet a rendszerben).

Érvényesség számítása: Az ,,Ajánlat dátuma” mezővel együtt információval szolgál az ajánlat érvényeségéről. Például megadhatjuk, hogy az ajánlat csak 30 napig legyen érvényes.

Ajánlat érvényessége: A kiadott ajánlat érvényességének lejárta, a rendszer számítja az ajánlat érvényessége mező alapján vagy egyedileg is megadható.